Introduction
Vos efforts de planification seront conditionnés par deux paramètres : les contraintes de délais imposées au projet et la part d’inconnue dans le mode opératoire du projet.
Visualizing and adjusting free space in the project plan
Le calcul des dates
C'est l'étape la plus contrariante … car elle conduit très souvent à une date de fin du projet au-delà de ce qui est souhaité.
L’identification du chemin critique :
Le chemin critique représente des activités pour lesquelles il n’y a pas d’espace de liberté, dans la mesure où tout retard sur l’un des activités se répercutera le long du chemin, et retardera le projet.
Le calcul des marges libres et totales.
Le calcul des dates permet de faire apparaître les espaces de liberté dont dispose chaque activité.
On distingue deux types de marge :
- La marge libre (ML) : marge dont le dépassement remet en cause le démarrage au plus tôt de la (ou des) tâche(s) immédiatement postérieure(s).
- La marge totale (MT) : marge dont le dépassement remet en cause la date de fin du projet.
Identifier l’incidence des marges sur le contrôle exercé par le chef de projet :
Le calcul des marges permet au chef de projet de mettre des niveaux de contrôle différents sur la tenue des délais de chacune des activités :
Première priorité, les tâches critiques (Marge brute = marge libre = 0) : Le degré de vigilance du chef de projet par rapport à ces activités sera donc maximal, et il devra sensibiliser les équipiers responsable de ces activités sur le respect le plus strict possible de leurs engagements.
Deuxième priorité, les tâches qui débouchent sur le chemin critique : l’acteur projet doit être très vigilant sur son crédit de marge pour ne pas bousculer le chemin critique et donc faire dériver le projet (marge brute = marge libre ≠ 0) !
Troisième et dernière priorité les autres tâches, (marge brute ≠ marge libre).
La marge libre se calcule par la différence entre le début au plus tôt de la tâche suivante (DTO) et la fin au plus tôt (FTO) de la tâche considérée.
La marge totale d’une tâche est la marge qui peut être consommée sur cette tâche sans remettre en cause la fin du projet.
Tout dépassement de délai, sur cette tâche, supérieur à la marge totale de la tâche provoquera un retard qui se répercutera au moins en partie sur la fin de projet.
La marge totale se calcule par la différence entre la date de fin au plus tard (DTA) et la date de fin au plus tôt (DTO) de la tâche considérée.
Formaliser et communiquer l’engagement de l’équipe projet
Le diagramme de GANTT
L'établissement du échéancier de Gantt est le résultat final de la démarche. Il s'agit en effet de l'outil de pilotage des délais du projet.
La transposition du réseau en échéancier à barres est directe. Il suffit, sur une échelle de temps, de positionner des barres de couleurs représentant la durée de chacune des activités.
4 astuces de construction du diagramme de Gantt :
- Caler les activités soit au plus tôt, soit au plus tard.
- Représenter pour chaque activité sur le échéancier à barres les marges libres et totales.
- Bien faire apparaître le chemin critique
- Il est possible aussi de représenter par des flèches les liens entre activités identifiées sur le réseau.
Dans tous les cas, le diagramme de Gantt doit être envisagé comme un outil de communication du projet, et il vaut mieux parfois privilégier la simplicité de mise en forme à la surcharge d’informations !
Choisir l’outil de traçage
L’efficacité de votre échéancier sera le produit de deux facteurs :
Efficacité = Valeur intrinsèque du échéancier X Appropriation par ses destinataires
Fixer dans le marbre la référence de départ
Une fois le diagramme de Gantt formalisé, le chef de projet va pouvoir l’adresser à l’ensemble des acteurs concernés par le projet.
Cet échéancier constituera la référence initiale par rapport à laquelle l’équipe projet pourra mesurer son avancement tout au long de la vie du projet.
Construisez l’ échéancier à barres avec les dates au plus tôt, sauf dans les cas suivants :
- Lorsque l’activité suppose un décaissement d’argent important, il vaut mieux le retarder au plus tard possible pour ne pas grever la trésorerie de l’entreprise.
- Lorsque la part d’incertitude ou de risques associée aux activités précédentes est forte.
Par exemple, l’achat du matériel pourrait être repoussé au plus tard pour être sûr d’avoir récupéré le financement.
Conclusion
Le respect de la méthodologie que vous avez découverte est l'assurance d'avoir fait une analyse fine des contraintes du projet et d'avoir en fin de compte un échéancier réaliste compte tenu des hypothèses retenues pour le construire.
Avec une route bien tracée, vous n’en anticiperez que mieux sur des dérives toujours possibles.